Tietosuojaseloste – tapahtumien ilmoittautumisrekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Otaniemen Merikerho ry Servinkuja 3 B 36, 02150 Espoo

2. Rekisterinpitäjän edustaja

Puheenjohtaja Elias Hannula, amiraali@merikerho.net

3. Rekisterinhoitaja

Hallituksen sihteeri Atte Vilenius, perasin@merikerho.net

4. Rekisterin nimi

Otaniemen Merikerhon tapahtumien ilmoittautumisrekisteri

5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on vahvistaa tapahtumiin osallistuminen ja tietojen oikeellisuus, sekä parantaa tapahtumien laatua huomioimalla henkilökohtaiset toiveet. Lisäksi tietoja voidaan käyttää henkilöiden laskuttamiseen, mikäli kyseessä on maksullinen tapahtuma.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavat tiedot on ilmoitettu tapahtumakohtaisesti. Tietoja voivat olla esimerkiksi:

• Täydellinen nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Syntymäaika
• Vaihtuvat tapahtumakohtaiset lisätiedot

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan sähköisellä lomakkeella.

8. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan vain Otaniemen Merikerho ry:n hallituksen jäsenille sekä tapahtuman järjestäjille. Tietoja ei luovuteta muille tahoille ilman henkilön suostumusta.

Rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti luovuta tietoja kolmansille osapuolille, eikä luovuta tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internetpalvelimilla, jossa ne on suojattu asianmukaisin salasanoin ja käyttäjätunnuksin.

Osia tiedoista voidaan säilyttää väliaikaisesti paperisena versioina tapahtuman järjestämisen aikana, minkä jälkeen kaikki paperiset versiot tuhotaan.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.

Tarkastusoikeuden käyttäminen kohtuullisissa määrin on maksutonta.

Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti omakätisesti allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle, -hoitajalle tai yhdistyksen hallitukselle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Rekisterin tietojen säilytysaika

Rekisterissä säilytetään tietoja vain niin kauan kuin tarpeellista. Jos tietoja ei tarvita tapahtuman jälkeen, ne pyritään poistamaan pikimmiten, viimeistään kuukausi tapahtuman jälkeen.

Mikäli osaa tiedoista tarvitaan vielä tämän jälkeen esimerkiksi osallistumismaksujen perintään, voidaan tarvittavia tietoja säilyttää tilikauden loppuun tai kunnes maksut on saatu käsiteltyä. Tarpeeton osa tiedoista pyritään kuitenkin tässäkin tapauksessa poistamaan viimeistään kuukausi tapahtuman jälkeen.